はじめに

企業や組織の業務を適切に把握することは、効率的な業務改善や問題解決を進めるための第一歩です。本記事では、情報収集の手法と、得られた情報を活用した業務フローのビジュアル表現について解説します。

① 業務内容を把握するための情報収集

業務を理解するためには、現状を正確に把握するための情報収集が重要です。以下では、代表的な情報収集の手法を紹介します。

アンケート

• 目的：対象者から効率的に多数の意見を収集する手法。
• 特徴：
  • 回答形式を統一することで分析が容易になる。
  • 数値化しやすいため、傾向の把握や定量的な評価に適している。
• 課題：
  • 質問設計が不十分だと、必要な情報が得られない。

インタビュー

インタビューは、対象者から直接話を聞くことで深い洞察を得る方法です。形式によって以下の種類があります：

1. 構造化インタビュー

• • 特徴：事前に用意した質問に従い、形式的に進める手法。
  • メリット：回答の比較が容易で、定量的な分析に適している。
  • デメリット：柔軟性に欠けるため、予定外の情報が得られにくい。

1. 半構造化インタビュー

• • 特徴：基本的な質問に加え、会話の流れで追加質問を行う手法。
  • メリット：深掘りが可能で、新しい視点を得やすい。
  • デメリット：回答の整理がやや難しい。

1. 非構造化インタビュー

• • 特徴：質問内容を固定せず、自由に話を聞く手法。
  • メリット：対象者の意見やアイデアを幅広く収集できる。
  • デメリット：情報の整理が困難で、分析に時間がかかる。

フィールドワーク

• 目的：実際の業務現場での観察や作業への参加を通じて、業務プロセスを理解する手法。
• 特徴：
  • 実際の状況や課題をリアルタイムで把握できる。
  • 業務の流れや文化、非公式なルールも見えてくる。
• 課題：
  • 時間やコストがかかる。
  • 観察者の主観が入る可能性がある。

② 業務フローのビジュアル表現

情報収集で得たデータを基に、業務内容を整理・可視化することが重要です。ビジュアル表現は、情報の共有や課題の発見をスムーズにする効果があります。

業務フローの作成方法

1. プロセスマップ

• • 業務プロセスを順序立てて示した図表。
  • 特徴：誰が、いつ、何をするのかが明確。

1. スイムレーン図

• • 業務プロセスを部門や担当者ごとに分けて示した図表。
  • 特徴：部門間の関係や役割分担が一目でわかる。

1. フローチャート

• • 業務の流れを矢印で繋いで視覚的に表現。
  • 特徴：複雑な業務も簡潔に整理できる。

業務フロー作成のポイント

• 情報の整理：情報収集で得た内容を漏れなくまとめる。
• 課題の抽出：業務フローからボトルネックや非効率な部分を特定。
• 関係者との共有：ビジュアル表現を利用して関係者全員で共通理解を図る。

まとめ

業務内容の把握は、正確な情報収集と効果的なビジュアル表現を組み合わせることで、初めて具体的な課題解決につながります。アンケートやインタビュー、フィールドワークなどを駆使して業務の実態を把握し、業務フローを通じて整理・可視化することが重要です。これにより、効率的で効果的な業務改善が実現できます。